Einführung digitale Akte
Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und Digitalisierung der Posteingangsbearbeitung
- Projektkennung: P19-0068-53658
- Bankart: Landesbank
- Branche: Kreditwesen
- Einsatzdauer: 3 Jahre 6 Monate
- Startjahr: 2019
- Status: abgeschlossen
Im Rahmen der bankweiten digitalen Transformation soll der gesamte Prozess zur Dokumentenerstellung und -bearbeitung optimiert und weitestgehend standardisiert werden. Die Möglichkeit zur Archivierung digital erzeugter Dokumente in der sogenannten „Digitalen Akte“ ist dabei ein wesentlicher Bestandteil und wichtiger Erfolgsfaktor für den Transformationsprozess. Intention des Teilprojektes ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Kreditbereich: Die digitale Akte ermöglicht eine zentrale und einheitliche Aktenführung sowie standortunabhängige Archivierung und Verwaltung von Dokumenten
- Tätigkeitsbereich: Bankprozesse
- Themen: Dokumentenmanagement
- Themenbeschreibung: Die zu implementierende Standardsoftware ist an die Bedürfnisse der Endanwender im Kreditbereich anzupassen. Die Vereinheitlichung der Aktenstruktur, sowie Definition von Merkmalen zur Verschlagwortung von Dokumenten, stehen dabei im Vordergrund: Aktuelle Geschäftsprozesse, sowie die gegenwärtige Aktenführung, sind hierfür zu analysieren. Weiterhin sind Schnittstellen zu dokumenterzeugenden Anwendungen zu schaffen, um eine direkte Archivierung aus dem System heraus zu ermöglichen. Zur Vermeidung von Medienbrüchen ist die Digitalisierung des physischen Aktenbestandes unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit zu bewerten und zu realisieren. Außerdem sollen physisch eingehende Postsendungen dem Kreditbereich künftig möglichst in elektronischer Form zugestellt werden. Auch hierfür sind aktuelle Prozesse in den betreffenden Einheiten zu analysieren und Lösungsszenarien zu entwickeln.
- Rollen: Business Analyst, Themenverantwortlicher
- Kernaufgaben: Analyse, Konzeption
- Weitere Aufgaben: Customizing, Präsentation, Produkttest
- Aufgabenbeschreibung: Neben der Arbeitspaketplanung sind Fachkonzepte zu erstellen. Die Konkretisierung der Anforderungen sowie die Definition der Prozesse erfolgt in enger Abstimmung mit den betroffenen Fachbereichen und der IT – hierzu werden auch Workshops durchgeführt. Außerdem sind potenzielle Dienstleister einzubinden: Es sind Ausschreibungen vorzubereiten und in Abstimmung mit dem Einkauf durchzuführen.
- Bankfachliche Software: DMS 3
- Kerntechniken: Microsoft Office
