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Schon über digitale Akten nachgedacht?

So funktioniert die digitale Transformation bis zum papierlosen Bank-Büro

Datum | 08.11.2023

Banken und Finanzinstitute treiben die Digitalisierung voran – mit bargeldlosen Transaktionen, papierlosen Anträgen und vielen weiteren Services für die Kunden. Wie aber können sie die anfallenden Dokumente, Daten und Informationen regelkonform aufbewahren? Und – lassen sich Archivierungsprozesse auch automatisieren? Digitalisierungsexperte Damian Piotrowski zeigt im Interview die Möglichkeiten auf.

Damian, warum greifen viele Banken gerade jetzt das Thema digitale Akten auf?

Im Bankwesen ist die Digitalisierung generell ein großes Thema. Und zugleich sind in Banken viele Prozesse noch papierbasiert. Dadurch füllen sich zahlreiche Aktenordner und Archivräume. So ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems nur ein Baustein in der digitalen Transformation. Aber dieser Baustein ist natürlich sehr wichtig, da gerade Banken rund um die Datensicherheit einige rechtliche Anforderungen zu erfüllen haben.

Ein weiterer Grund liegt sicher auch in dem Wunsch nach mehr Kollaboration, der durch die Corona-Pandemie auch in Finanzinstituten einen Schub bekommen hat. Elektronische Akten ermöglichen berechtigten Personen den digitalen Zugriff – unabhängig davon, an welchem Standort sie sich gerade befinden.

Wie lässt sich ein solches Digitalisierungsprojekt angehen?

Schon im Vorfeld sollte der gesamte Prozess ganzheitlich betrachtet werden – von der Erstellung eines Dokumentes bis zu seiner Archivierung oder vielleicht auch Vernichtung. Denn: Digitalisierung ist in der Regel auch mit Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung verbunden. Die aktuellen Geschäftsprozesse sowie die gegenwärtige Aktenführung werden dafür genau analysiert. Wenn wir beispielsweise einen Kreditantrag betrachten, stellt sich schon zu Beginn die Frage, ob es sich um einen papierbasierten oder digitalen Antrag handelt. Wurde der Vertrag ordnungsgemäß unterschrieben? Enthält er alle notwendigen Unterlagen? Und welche weiteren Prozesse löst der Vertrag aus? Sind dafür alle Voraussetzungen erfüllt? Welche Prozessbeteiligten muss der digitale Antrag erreichen? Und wo wird er letztendlich ohne Medienbruch revisions- und rechtssicher abgelegt? Diese und viele weitere Fragen gilt es zu klären.

Welche weiteren Schritte sind danach notwendig?

Los geht‘s natürlich mit dem Erfassen der Dokumente – und weiteren Fragestellungen: Scannt die Bank selbst die Dokumente oder wünschen sich die Mitarbeitenden dort Unterstützung? Wird eine gesamte Akte gescannt oder reicht es, einen Teil davon zu digitalisieren? Wie ist damit umzugehen, wenn eine Akte eine Heftklammer aufweist oder vielleicht mit einer Haftnotiz versehen wurde? Ist diese Notiz so relevant, dass man sie nicht verwerfen darf? Wird die Notiz für den Scan entfernt oder wird sie mitgescannt? Gerade bei Kreditverträgen von Privatkund*innen ist immer zu hinterfragen, ob durch eine solche kleine Veränderung bereits die Nachweispflicht verletzt wird.

Was passiert dann mit den eingescannten Dokumenten?

Das ausgewählte Dokumentenmanagementsystem speichert die Dokumente in einem zentralen, für alle berechtigten User erreichbaren Archiv. Doch es ist wichtig, sich auch über diesen Prozess im Vorfeld Gedanken zu machen. Die Struktur muss passen – wie organisiere ich mich? Wie sieht eine einheitliche Ablagestruktur aus? Denken wir in Kundenlogik, bekommt also jeder Kunde „seinen“ Ordner oder denken wir in Projekten, in Kategorien? Und am Ende steht ja auch die Frage im Raum, was mit dem Original passieren soll. Brauchen wir die Papierakte noch oder was soll damit geschehen?

Vor allem müssen einmal abgelegte digitale Akten ja auch nach einem eindeutigen Prinzip für alle wieder auffindbar sein.

Ja genau, die Klassifizierung, die Verschlagwortung – all das ist wichtig. Und natürlich müssen auch alle Dokumente, die zum Beispiel zu einem Kreditantrag dazugehören, beigefügt und mit dem Kunden verknüpft werden. Zudem sind Schnittstellen zu den dokumenterzeugenden Anwendungen zu schaffen, um eine direkte Archivierung aus dem System heraus zu ermöglichen. Außerdem muss jeder berechtigte Mitarbeiter vom System darüber informiert werden, wenn er in den aktuellen Workflow eingebunden wird, also, wenn er zum Beispiel ein Dokument bearbeiten muss.

Und wenn es dann um die Archivierung geht, sollte diese frei von Medienbrüchen sein und alle rechtlichen Anforderungen zur Datensicherheit erfüllen: Die Archivierung muss unveränderbar und revisionssicher sein – und die Aufbewahrungsfristen berücksichtigen.  

Wie unterstützt du die Banken bei einem solchen Projekt?

Immer so, wie es gewünscht ist und dem Ziel der Bank entspricht. Geht es um die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, können wir schon bei der Auswahl der Standardsoftware behilflich sein und die Lösung an die Erfordernisse anpassen. Geht es um ein Teilprojekt? Dann übernehmen wir die angefragten Aufgabenbereiche. Immer steckt natürlich ein Konzept dahinter, das genau die Anforderungen abbildet. Und letztendlich geht es stets auch darum, die Nutzung der Lösung für alle Beteiligten so einfach wie möglich zu gestalten.

Das klingt schon nach einem gewissen Aufwand – lohnt sich dieser für die Banken?

Auf jeden Fall. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist ein wichtiger Baustein in der digitalen Transformation – und die Archivierung ist Teil des Dokumentenlebenszyklus. Zudem profitieren Banken und Finanzinstitute von einer einheitlichen Aktenstruktur, alle Akten befinden sich an einem zentralen Ablageort und ein klares Berechtigungskonzept regelt den Zugang, unabhängig von Zeit und Ort. Und natürlich reduzieren sich auch die Such- und die Archivierungszeiten für die Nutzer*innen: Mit einem solchen System ist ein wichtiger Schritt zum papierlosen Büro getan. Und vor allem unterstützt dieser Schritt bei der von der digitalen Transformation erhofften Effizienzsteigerung.

Was wünschen sich die Kunden noch rund um ein solches Digitalisierungsprojekt?

Viele denken auch in diesem Bereich generell über die Automatisierung von Prozessen und die Nutzung von KI, von Künstlicher Intelligenz nach. So mancher Prüfschritt könnte von KI übernommen werden und damit die Produktivität erhöhen. Wir beschäftigen uns auch schon mit dem Thema, denn darin liegt sicher die Zukunft. 

Vielen Dank für das Gespräch!